Resulta curioso que actualmente los profesionales que nos dedicamos y defendemos el verdadero valor del protocolo aplicado al ámbito institucional (público/privado), empresarial, social, de negociación, internacional, etc. como auténtica herramienta de comunicación estratégica, nos encontramos ante un océano de infinitas posibilidades que rompen por completo su esencia. En muchos casos algunos no entienden la aplicabilidad del protocolo en pleno siglo XXI en las entidades que trabajan o lideran. No ven el protocolo como una herramienta útil en sus quehaceres diarios (reuniones, presentaciones, visitas oficiales y/o privadas, negociaciones, etc.). Da igual poner una bandera aquí o allá incluso cuando su ubicación y posición están reguladas; mezclarlas con otras banderas institucionales de forma aleatoria y en el peor de los casos mezclar banderas institucionales y privadas. Parece ser que en el mundo protocolar todo vale.
Esto es simplemente un aperitivo de lo que actualmente estamos encontrando sin importar mucho. Los “eventos”, palabra que está últimamente de moda tanto en el ámbito público como privado, no es sinónimo de protocolo. El evento como tal es un medio canalizador del mensaje corporativo estratégico entre la entidad convocante y el público objetivo. No es un fin sino un medio para alcanzar y cumplir los objetivos marcados inicialmente. Por tanto, el protocolo es la pieza clave que sirve al evento para canalizar el mensaje. Tampoco podemos pasar por alto el alto grado de intrusismo que actualmente estamos teniendo en esta profesión. Parece ser que se nos ha olvidado esa “ética profesional” que debería estar siempre rondando en nuestra mente. Hoy en día ser experto en protocolo está al alcance de todos mediante una formación exhaustiva en este campo a través de profesionales. Pero lo que no se puede permitir es que contemos con supuestos “jefes de protocolo” sin formación alguna donde el requisito principal es ser un “organizador de eventos”. O en el mejor de los casos, los “puestos nominales” para desempeñar o liderar la jefatura de protocolo en cualquier entidad cuando no existe ninguna formación previa ni tampoco se está a la altura de las circunstancias.
Nunca olvidemos que la educación y los buenos modales forman parte del protocolo. Por todo ello, el protocolo va también dirigido a la secretaría de dirección de las empresas y departamento de atención al cliente; así como al capital humano que trabaja en las Administraciones Públicas. Ya va siendo hora de poner los puntos sobre las “íes” ante ese gran abanico de personas que imponen su criterio sin base alguna y cuyo objetivo es ver que están por encima del resto y que el tema de protocolo es algo que les importa muy poco o nada.
El protocolo es la herramienta óptima que permite la representación plástica y visual del poder con un objetivo muy claro y definido: crear una percepción positiva por parte de los públicos. Por tanto, el protocolo (incluyendo la diplomacia) se convierte en el ente que moldea, contextualiza y pone en el primer punto de mira el mensaje que las instituciones quieren transmitir. El protocolo se embriaga de la comunicación verbal, escrita y no verbal para dar forma a través de la imagen a un mensaje que necesita y quiere traspasar fronteras, lenguas y culturas diametralmente opuestas. Hoy en día las instituciones juegan un papel primordial a nivel social, económico y político (entre otros) donde la reputación es un valor muy cotizado. El mantenimiento de la veracidad, la credibilidad y la cercanía al público objetivo se convierten en máxima prioridad debido a la nueva era tecnológica y digital en la cual estamos inmersos. Usar las herramientas estratégicas apropiadas hacen que las propias instituciones proyecten su imagen y sello de identidad a lo largo del tiempo; impregnando unos valores en su entorno social e internacional.
Sin lugar a dudas, las habilidades diplomáticas y protocolarias mejoran las relaciones y la imagen en el panorama tanto nacional como internacional; convirtiéndose en un requisito sine qua non en materia de negociación y relaciones institucionales. Los tiempos cambian y hemos de adaptarnos a la nueva realidad para generar “puentes de entendimiento común” a través de herramientas estratégicas de comunicación protocolaria y diplomática. Pero, ¿Qué imagen estamos proyectando?
La imagen se convierte en una poderosa arma de comunicación estratégica que hay que mimar y velar por ella en todas las acciones que realice la institución en cuestión. La imagen es comunicación y la comunicación es poder. Por tanto, la imagen tiene la capacidad de transmitir un poderoso mensaje que permanecerá en la retina de nuestro público objetivo de forma positiva o negativa por un período de tiempo. Construir una imagen en nuestro público objetivo no es tarea fácil ya que tiene que estar en perfecta consonancia con el sello de identidad y los valores de la propia institución. En caso contrario, nos adentramos en un gran abismo que repercutirá en la propia esencia de la entidad emisora debido al “poder de la imagen” que ejerce en nuestra esfera de influencia. La imagen es poder y el poder es lo que diferencia a unas instituciones de otras en el panorama internacional. Debemos cuidar mucho la imagen de nuestra institución ya que está en juego un bien muy apreciado: REPUTACIÓN.
En definitiva, la imagen y la palabra son signos inequívocos del poder. Sin lugar a dudas todo suma y todo comunica; pero para ello se debe realizar una planificación exhaustiva de lo que queremos transmitir, el medio a través del cual vamos a realizarlo y todos aquellos elementos que apoyarán a nuestro mensaje. La primera impresión es determinante a la hora de establecer relaciones de negociación, comerciales, institucionales y un largo etcétera. En este sentido, debemos cuidar y proteger la imagen tanto de la propia institución como la del capital humano que lo integra y proyectarla, por consiguiente, en nuestro entorno más inmediato e internacional con un claro objetivo: dar a conocer el sello de identidad de la institución a la cual representamos y, por tanto, lideramos.
Algo para reflexionar ante esta situación por parte del capital humano que trabaja y/o lidera instituciones público/privadas y empresas donde poco les importa el protocolo y todo aquello que conlleva. Sin tener tampoco en cuenta y consideración que existen grandes profesionales que se dedican al mundo del protocolo; defendiendo a capa y espada el intrusismo en esta profesión y liderando, por tanto, la verdadera esencia.
