MANUAL DE PROTOCOLO CORPORATIVO
Hasta la fecha de hoy mucha gente se pregunta la utilidad y finalidad de un manual de protocolo para las empresas. Casi siempre la respuesta suele ser que “el rey no va a venir a mi empresa” o que simplemente “ya sé cómo utilizar los cubiertos”. O en el mejor de los casos, por experiencia personal, nos podemos encontrar con “…¡ah lo de vestir bien para un evento!, no?”
Estas son algunas de las afirmaciones que nos podemos encontrar actualmente ya que mucha gente desconoce el valor comunicativo y estratégico del protocolo corporativo aplicado al ámbito empresarial. A modo de ejemplo, planteo las siguientes cuestiones que incitan a reflexionar para poder contextualizar ese alma mater 360º conocido como manual de protocolo corporativo:
- ¿Cómo recibes a una autoridad de la Administración Pública cuando vaya a tu empresa?
- ¿Quién debe recibir a dicha autoridad? ¿Cuál es el lugar idóneo para recibirle y despedirle?
- ¿Y si nos visita una delegación extranjera? ¿Qué hacemos?
- ¿Cuidas todos los detalles en la negociación?
- ¿Qué imagen estratégica utilizas? ¿Qué imagen comunicas tú y tu equipo?
- ¿Cuidas la comunicación no verbal?
- ¿Qué técnicas protocolarias usas en la mesa de reuniones?
- ¿Es tu comunicación verbal persuasiva?
- ¿Cómo gestionas y evalúas los eventos corporativos?
- ¿Qué ocurre si el anfitrión, por circunstancia de fuerzas mayores, no pudiera asistir al evento/encuentro que ha organizado para negociar con otra empresa?
- ¿Cómo saludas? ¿Cómo despides?
- ¿Qué técnicas protocolarias utilizas dependiendo del invitado que se acerca a tu empresa?
- ¿Controlas la diplomacia intercultural?
Estas y otras muchas más preguntas son las que tienen cabida en la creación de un Manual de Protocolo corporativo ya que se convierte en el “alma mater” de la empresa y que ha de ser conocido por todo el capital humano que trabaja en ella en mayor o menor medida. De esta manera, el manual se convierte en el punto de partida para la organización de las visitas institucionales y corporativas, las recepciones y despedidas, la presidencia y precedencia en los actos institucionales y corporativos, la ubicación de las banderas institucionales y privadas, la ordenación protocolaria interna, etc.
La configuración del nuevo orden internacional en el siglo XXI hace que aparezcan nuevos actores implicados; es decir, apertura de nuevos mercados y por consiguiente nuevas líneas de negocio. No obstante, las empresas también se relacionan y mantienen contacto con la sociedad que les rodea; proyectando así su identidad y consolidándose poco a poco entre su público objetivo. La proyección de esa identidad también está muy relacionada con el ámbito protocolar ya que dictamina las pautas de cómo ha de comportarse para que sus valores corporativos queden impregnados en la mente de su target o público objetivo.
De esta manera, la empresa del siglo XXI ha de contar con un manual de protocolo interno ya que se convierte en una necesidad imperiosa. No existe una estructura clara y determinada para la creación de dicho manual ya que cada empresa cuenta con una singularidad que la distingue del resto. Dependiendo del perfil de la empresa, el manual se adaptará para cumplir con los objetivos marcados inicialmente. En el caso que la empresa opere a nivel internacional, el manual se convierte aún más en un requisito sine qua non debido a la gran diversidad cultural con la que se va a enfrentar cada día. Recordemos que la diplomacia intercultural gana cada vez más terreno al realizar negociaciones internacionales con otras empresas que proceden de culturas diametralmente opuestas a la nuestra. El éxito radica cuando sabemos negociar con todas esas culturas y el idioma no supone barrera alguna para nuestras relaciones empresariales. Por este motivo, es fundamental contar siempre con traductores e intérpretes profesionales en nuestras reuniones en el caso que no dominemos la lengua materna del país con el que vamos a establecer relaciones empresariales y de negocio.
El Manual de Protocolo, realizado bajo el marco de la identidad corporativa de la empresa, se convierte en una poderosa herramienta de gestión empresarial ya que aúna todas aquellas normas y recomendaciones que se determinarán en la elaboración y ejecución de actos corporativos; así como todos aquellos aspectos de índole social que están estrechamente vinculados con la empresa y aquellos aspectos de protocolo interno en el propio seno de la entidad. En definitiva, este manual recopila una información exhaustiva y muy valiosa que refuerza las relaciones internas y con terceros; así como dentro y fuera de la compañía. En varias palabras, el Manual de Protocolo se convierte en el “alma mater” de la empresa en lo que respecta al comportamiento, cortesía, buenos modales, relaciones, etc. con objeto de crear “armonía” tanto dentro como fuera de la propia empresa proyectando así su identidad corporativa. Dado su carácter flexible, el manual dispondrá de toda la organización, logística, el propio ceremonial y etiqueta que se requiera en cada acto corporativo que se organice o en el que participe; exceptuando cuando concurran autoridades de la Administración Pública. Es decir, este Manual de Protocolo recogerá también toda esa “escenografía protocolar” (imagen, comunicación verbal persuasiva, comunicación no verbal, etc.) para mejora la propia imagen de la empresa.
El Manual de Protocolo Corporativo tienen un objetivo específico: “mejorar, proyectar y consolidar la propia imagen de la empresa a través del protocolo”. De esta manera se evita la improvisación y la supuesta «lógica» sin fundamentos para no dejar nada al azar ya que se debe proyectar la filosofía y cultura organizacional de la empresa; basándose en su propio sello de identidad. Será la ética profesional y los buenos modales la esencia de dicho documento. La ética profesional y la discreción han de ser las dos grandes máximas que caractericen a las personas que trabajen directamente con dicho manual. No obstante, todas aquellas personas que trabajen también directa o indirectamente con los actos corporativos de la empresa han de conocer a priori este manual.
Gestión, planificación y evaluación son las palabras claves de un buen Manual de Protocolo en el ámbito empresarial. La evaluación del presente manual es de vital importancia para determinar todo aquello que funciona y lo que no a la hora de establecer un protocolo empresarial en el mundo de los negocios. Por tanto, la creación de una auditoria ceremonial que trabaje en el seno del gabinete de protocolo es fundamental.
¿Necesita tu empresa la revisión o creación de un Manual de Protocolo?
