Cada vez resulta más necesaria la creación, la gestión y la evaluación de un manual sobre protocolo en el ámbito empresarial.
Por qué el manual de protocolo corporativo es hoy un sistema de gestión
La configuración del nuevo orden internacional en el siglo XXI hace que aparezcan nuevos actores implicados; es decir, apertura de nuevos mercados y por consiguiente nuevas líneas de negocio. No obstante, las empresas también se relacionan y mantienen contacto con la sociedad que les rodea; proyectando así su identidad y consolidándose poco a poco entre su público objetivo. La proyección de esa identidad también está muy relacionada con el ámbito protocolar ya que dictamina las pautas de cómo ha de comportarse para que sus valores corporativos queden impregnados en la mente de su target o público objetivo. En ese marco, puede abordarse desde una consultoría estratégica institucional.
De esta manera, la empresa del siglo XXI ha de contar con un manual de protocolo y ceremonial que el propio jefe de protocolo ha de elaborar y confeccionar; contando previamente con el consenso del equipo de dirección. El jefe de protocolo ha de conocer perfectamente la empresa, su posicionamiento y el peso social y económico que tiene en su ámbito de actuación (tanto nacional como internacional). No existe una estructura clara y determinada para la creación de dicho manual ya que cada empresa cuenta con una singularidad que la distingue del resto. Dependiendo del perfil de la empresa, el manual se adaptará para cumplir con los objetivos marcados inicialmente. En el caso que la empresa opere a nivel internacional, el manual se convierte aún más en un requisito sine qua non debido a la gran diversidad cultural con la que se va a enfrentar cada día. Recordemos que la diplomacia intercultural gana cada vez más terreno al realizar negociaciones internacionales con otras empresas que proceden de culturas diametralmente opuestas a la nuestra. El éxito radica cuando sabemos negociar con todas esas culturas y el idioma no supone barrera alguna para nuestras relaciones empresariales. Por este motivo, es fundamental contar siempre con traductores e intérpretes profesionales en nuestras reuniones en el caso que no dominemos la lengua materna del país con el que vamos a establecer relaciones empresariales y de negocio.
El Manual de Protocolo y Ceremonial, realizado bajo el marco de la identidad corporativa de la empresa, se convierte en una poderosa herramienta de gestión empresarial ya que aúna todas aquellas normas y recomendaciones que se determinarán en la elaboración y ejecución de actos corporativos; así como todos aquellos aspectos de índole social que están estrechamente vinculados con la empresa y aquellos aspectos de protocolo interno en el propio seno de la entidad. En definitiva, este manual recopila una información exhaustiva y muy valiosa que refuerza las relaciones internas y con terceros; así como dentro y fuera de la compañía. En varias palabras, el Manual de Protocolo se convierte en el “alma mater” de la empresa en lo que respecta al comportamiento, cortesía, buenos modales, relaciones, etc. con objeto de crear “armonía” tanto dentro como fuera de la propia empresa proyectando así su identidad corporativa. Dado su carácter flexible, el manual dispondrá de toda la organización, logística, el propio ceremonial y etiqueta que se requiera en cada acto corporativo que se organice o en el que participe; exceptuando cuando concurran autoridades de la Administración Pública. Es decir, este Manual de Protocolo recogerá también toda esa “escenografía protocolar” (imagen, comunicación verbal persuasiva, comunicación no verbal, etc.) para mejora la propia imagen de la empresa.
El Manual de Protocolo y Ceremonial es creado por el jefe de protocolo como mencionábamos anteriormente (siempre bajo el marco de la identidad corporativa de la empresa y consensuado por el equipo directivo) y su objetivo primordial es “mejorar, proyectar y consolidar la propia imagen de la empresa a través del protocolo”. De esta manera se evita la improvisación y la supuesta «lógica» sin fundamentos para no dejar nada al azar ya que se debe proyectar la filosofía y cultura organizacional de la empresa; basándose en su propio sello de identidad. Será la ética profesional y los buenos modales la esencia de dicho documento.
Para que el Manual de Protocolo funcione correctamente dentro de la empresa, el jefe de protocolo ha de contar con un gran equipo de profesionales y expertos dentro de su gabinete. La ética profesional y la discreción han de ser las dos grandes máximas que caractericen a las personas que trabajen directamente con dicho manual. No obstante, todas aquellas personas que trabajen también directa o indirectamente con los actos corporativos de la empresa han de conocer a priori este manual.
Gestión, planificación y evaluación son las palabras claves de un buen Manual de Protocolo en el ámbito empresarial. La evaluación del presente manual es de vital importancia para determinar todo aquello que funciona y lo que no a la hora de establecer un protocolo empresarial en el mundo de los negocios. Por tanto, la creación de una auditoria ceremonial que trabaje en el seno del gabinete de protocolo es fundamental. Para ordenar criterios y ejecución, puede apoyarse en una metodología de implantación y gobernanza del protocolo corporativo.
